运用信息手段提高政府采购精细化水平

——记水利部政府采购管理信息系统建设□水利部预算执行中心



  当前,政府采购改革的一项重要任务是提高管理的精细化水平,而运用信息技术是有效手段。从2006年开始,水利部预算执行中心着手组织开发了水利部政府采购管理信息系统,2007—2009年期间,又多次根据工作需要进行调整和升级。系统建成以后,通过该信息平台,水利部政府采购预算、计划、申报审批、实施和统计等各个环节实现了数据的在线传送、校对、上报和审核,加强了各环节的衔接,提高了水利部政府采购精细化管理水平。建设管理信息系统为政府采购提供信息处理平台。

  水利政府采购管理信息系统是一套信息分级、统一联网的信息系统,采用的是“统一设计、统一组织、统一实施、分级管理”的建设运行模式,最终目的是为水利部和各级预算单位提供基于互联网技术的信息处理平台,用户可以在此平台上进行其职权范围内的政府采购业务工作。

  信息系统建成后,主要承担水利部所属各级预算单位政府采购预算报送汇总、政府采购实施计划报送审批、政府采购合同实施情况管理、政府采购申报审批以及政府采购信息统计报表管理等功能。主要内容包括:

  政府采购预算管理。提供各单位政府采购预算的报送与汇总的操作平台:每年度政府采购预算批复以后,系统自动导入“年度项目政府采购预算”“政府采购预算表”和补报的政府采购预算,经主管部门审核后确认数据。系统自动对确认后的数据进行汇总,作为整个年度的基础数据,并用于与采购计划数据和实施数据进行比较核对。

  政府采购实施计划管理。提供申报和批复政府采购实施计划的平台:直属单位在“年度项目政府采购预算”“政府采购预算表”和“补报的政府采购预算”中找到相关项目,按照“政府集中采购”“部门集中采购”和“分散采购”分别录入采购计划明细表,逐级汇总生成汇总表,汇总的结果报送到主管部门。2009年系统再次升级后,实现了分别按单位和按项目汇总政府采购计划的功能。每个基层预算单位所有预算项目下的政府采购实施计划明细,包括需要采购的电脑数额、会议数额等,都能够在系统中一一反映。

  政府采购合同实施管理。提供政府采购实施环节的合同录入、数据查询以及采购方式变更申请等:在政府采购行为结束后,直属单位实时录入政府采购合同的相关信息,如合同标的、金额、计量单位、时间、地点、供应商、采购方式等,逐级上报后由主管部门接收。

  政府采购申报审批管理。提供政府采购实施环节中达到公开招标限额标准以上项目转非公开招标方式和进口产品申报审批材料的上报和批复等:直属单位在系统中提交转非公开招标方式和进口产品申报审批材料,主管部门汇总后报送财政部,经审核批准后通过系统批复给直属单位。

  政府采购信息统计报表管理。提供政府采购信息统计报表的填报与审核,实现与全国政府采购信息统计系统数据共享,同时,通过对比分析、结构分析、增量分析、因素分析、预测分析等对政府采购相关数据进行分析:横向比较是对不同地区、行业不同供应商之间的比较;纵向比较是对历史数据的比较;结构分析是分析政府采购支出项目的构成情况以及主要的比例关系;增量分析是分析主要指标的增长情况以及增长的主要贡献因素;因素分析是分析支出变动的影响因素,从中找出主要的原因;预测分析即通过历史数据建立数学模型,再利用模型对价格趋势等进行预测,实现自动分析功能。

  系统服务功能。包括信息查询:系统提供查询政府采购管理政策及操作管理规范功能;信息发布:发布政府采购管理政策法规、工作信息等;信息传输:根据目标地址实现灵活的配置方案,实现动态的信息转发传输服务等。应用管理信息系统解决政府采购管理难题。

  从近年政府采购管理实践中可以发现,政府采购管理的难点主要包括:一是政府采购预算、计划、实施各个环节脱节,没有形成相互制约的关系;二是已有的规章制度执行力度不够,约束力不强;三是主管部门无法及时掌握直属单位政府采购情况,监督管理手段和力度不够。开发建设水利政府采购管理信息系统的目的,就是要重点解决以上问题。通过几年的运行,系统基本达到了既定的目的。主要表现在以下几个方面:

  一是及时、全面、准确地反映政府采购信息资源。信息系统的建立,把直属单位使用财政性资金进行政府采购的资金收支情况,采购项目包括预算、合同执行、供应商、商品价格以及政府采购数据统计信息等,都纳入信息系统,成为一个相对完整的信息库。同时,系统还可以通过网络连线传输数据,实现数据的实时查询、共享,保证信息获取的及时性。另外,系统自动生成各项管理数据,能够提高政府采购工作效率。以往在填报政府采购报表时,需要政府采购工作人员对照原始单据逐笔填列和查询。系统建成后,只要平时逐笔录入政府采购合同,系统能够按照设定的政府采购活动绩效评价体系,自动生成具体指标、参数和报表数据,大大减轻了基层工作人员的工作量,提高了数据的准确率。

  二是基本实现了政府采购预算控制。目前政府采购预算分为以下几个部分:一是在年度部门预算批复时的政府采购预算表,反映的主要内容是基本支出项目下的货物类政府采购预算。二是项目支出表中有专门的项目,即“是否实行政府采购预算”和“政府采购预算金额”两项。三是待基本建设项目计划下达后,补报的政府采购预算部分。这三部分不仅分散在预算的各个环节,在时间上也不同步,因此在政府采购流程管理中,很难将政府采购预算作为一个控制手段,成为政府采购环节管理的“短板”。水利政府采购管理信息系统基本解决了这个难题。在系统中,每年政府采购预算随部门预算批复以后,各直属单位将其录入到系统中,年中补报政府采购预算后,直属单位也及时在系统中录入补报预算的信息。在直属单位进行计划申报和合同实施环节,预算执行中心要求其先在预算模块中找到相应的政府采购预算,才可以对应填列政府采购计划并组织实施,这样可以避免无预算采购情况的发生。

  三是各模块相互制约,形成环环相扣的联动。当前政府采购管理中存在预算与计划管理脱节、计划与实施管理脱节的问题。即直属单位在政府采购计划申报时,不需要对照政府采购预算,而政府采购的实施也不需要对照计划的情况,致使计划管理环节形同虚设。信息系统建成运用后,各单位政府采购计划实行网上申报和批复。在政府采购计划申报时,必须找到对应的政府采购预算,同时,原则上计划不能大于预算。另外,在政府采购合同录入时,必须找到对应的政府采购计划项目进行申报,否则无法录入合同,这就避免了以往管理中计划管理形同虚设的问题,政府采购各子系统相互关联,形成一个资金管理的环路,有效地对各个环节进行管理与控制。

  四是实现政府采购行为的在线查询和监控。以往直属单位政府采购行为发生以后,主管部门不能实时掌握直属单位政府采购的情况。信息系统建成后,要求直属单位在政府采购活动完成以后及时录入政府采购信息,主管部门也可以实时掌握直属单位政府采购合同情况,对采购方式、采购组织形式等实时查询和监控。紧随实际工作需要及时修改完善信息系统。

  通过一段时间的运行,水利政府采购管理信息系统基本达到了预期的目标,初步实现了对政府采购的各个环节,包括政府采购预算、计划、实施、方式变更等重要环节的管理,同时,自动生成各项管理数据,实现了政府采购预算、计划和执行的紧密结合,体现了相互之间制约的关系,形成了一个完整的政府采购执行系统。在今后一段时期内,水利政府采购管理信息系统还应该随着政府采购管理重点的转换和深入及时进行修改和完善,主要包括:

  一是实现系统数据与中央国家机关政府采购中心“中央政府采购网———采购人管理信息系统”数据和财政部“部门预算管理系统”政府采购预算数据的共享。目前,各单位政府采购预算和政府集中采购合同数据,需要直属单位在部门预算批复和采购行为完成后手工录入,而由于政府集中采购行为是在中央政府采购网的电子化平台上操作的,因此每笔记录在中央政府采购网上都有电子数据的记录。同时,财政部每年批复的政府采购预算也有电子数据。因此,在今后系统功能拓展中,可以考虑与中央国家机关政府采购中心和财政部等单位联系,拓展系统接口,实现与财政部和中央国家机关政府采购中心相关数据的对接,简化基层单位信息录入的工作量,提高数据的准确性。

  二是拓展系统查询和分析功能。水利政府采购管理信息系统实现了政府采购数据的电子化采集,在今后一段时间内,应该进一步拓展系统的查询和分析功能。可以通过设置不同的查询权限,对政府采购预算、计划、实施、分析等各个环节按照主管部门、单位负责人、单位财务负责人、经办人员等设置不同的操作和查询权限,使不同管理层的管理人员可以随时了解和查询所需的政府采购相关项目信息。

  三是实现政府采购管理与国库集中支付管理的衔接。财政三项制度改革包括部门预算改革、政府采购改革和国库集中支付改革。其中,部门预算是前提,政府采购是对过程的控制,国库集中支付是手段。理论上讲,财政三项制度改革最终结果应该实现无预算不能政府采购、应该政府采购的项目如不进行政府采购就不予支付资金。但是从目前执行情况来看,各部门尚未实现三者的有机结合。因此,在今后应用中,应该将水利政府采购管理信息系统与水利国库集中支付系统的有机整合列为需要重点完善的功能,通过系统实现:支付以前先核对有无进行政府采购,只有正确执行了政府采购相关制度才予以支付资金。要通过信息化手段,促进财政三项制度改革的齐头并进。


  作者:

 
主办:水利部预算执行中心